KeyInOut jest prowadzony przez Alexander Arfs w Szwecji. Usługa może obejmować płatne subskrypcje oraz, po uzyskaniu zgody użytkownika, analitykę Google Analytics 4 zgodnie z niniejszą polityką prywatności i ustawieniami plików cookie.
01Kto odpowiada za Twoje dane?
W zakresie administrowania kontem, bezpieczeństwa usługi, komunikacji z KeyInOut oraz działania witryny KeyInOut administratorem danych jest Alexander Arfs, Szwecja, prowadzący KeyInOut. Pytania dotyczące prywatności można wysyłać na privacy@keyinout.com. Ogólne pytania do pomocy technicznej można wysyłać na support@keyinout.com.
W przypadku danych osobowych, które organizacja klienta wprowadza do swojej przestrzeni roboczej — na przykład danych pracowników lub wykonawców, informacji o posiadaczach kluczy i aktywności kluczy — to organizacja klienta zwykle określa, dlaczego i w jaki sposób dane są wykorzystywane, a zatem jest administratorem danych. KeyInOut przetwarza te dane przestrzeni roboczej w imieniu klienta jako podmiot przetwarzający. Umowa powierzenia przetwarzania danych opisuje tę relację.
02Dane osobowe, które przetwarzamy
- Dane konta i zespołu: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, status konta i informacje weryfikacyjne.
- Dane przestrzeni roboczej: nazwa organizacji/przestrzeni roboczej, lokalizacje, rekordy kluczy i ustawienia.
- Dane osób i posiadaczy kluczy: imiona i nazwiska oraz, jeśli klient je poda, adresy e-mail i numery telefonów.
- Rekordy operacyjne: wydania, zwroty, planowane terminy zwrotu, notatki, migawki danych posiadacza oraz rekordy audytu/historii.
- Dane bezpieczeństwa i techniczne: próby uwierzytelnienia, zapisy bezpieczeństwa związane z adresem IP, jeśli są rejestrowane, znaczniki czasu, informacje o sesji/bezpieczeństwie oraz administracyjne zdarzenia audytowe.
- Dane komunikacyjne i kontakt do rozliczeń: informacje podane podczas kontaktu z nami oraz rozliczeniowy adres e-mail, jeśli został skonfigurowany. Przetwarzanie kart płatniczych nie jest obecnie włączone.
Hasła nie są przechowywane w postaci możliwej do odczytania; zamiast tego przechowywane są skróty haseł. Sekrety weryfikacji, resetowania i zaproszeń są przechowywane jako skróty tam, gdzie ma to zastosowanie.
03Dlaczego przetwarzamy dane i na jakich podstawach prawnych
Gdy KeyInOut działa jako administrator danych, dane konta i usługi są przetwarzane w celu świadczenia żądanej usługi i administrowania kontami (wykonanie umowy lub działania podjęte na żądanie przed jej zawarciem). Dzienniki bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, niezawodność usługi oraz ograniczone rekordy operacyjne są przetwarzane, gdy jest to konieczne dla naszych prawnie uzasadnionych interesów związanych z ochroną i prowadzeniem KeyInOut. Dane mogą być również przetwarzane, gdy jest to konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego.
Gdy KeyInOut działa jako podmiot przetwarzający dla organizacji klienta, klient określa właściwy cel i podstawę prawną. Klienci odpowiadają za zapewnienie zgodnej z prawem podstawy przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do KeyInOut oraz za przekazanie wymaganych informacji swoim pracownikom, wykonawcom lub innym osobom, których dane dotyczą.
04E-maile i przypomnienia
KeyInOut wysyła wiadomości transakcyjne potrzebne do weryfikacji konta, resetowania hasła, zaproszeń i działania usługi. Przestrzeń robocza może również skonfigurować przypomnienia o kluczach po terminie. Odbiorcy i ustawienia przypomnień są kontrolowane przez przestrzeń roboczą. KeyInOut nie wysyła obecnie za pośrednictwem usługi reklam stron trzecich.
05Publiczne informacje zwrotne z kodu QR
Przestrzeń robocza może opcjonalnie udostępnić wybrane dane kontaktowe dotyczące zwrotu osobie, która zeskanuje etykietę KeyInOut. Funkcja jest wyłączona, dopóki nie zostanie skonfigurowana przez przestrzeń roboczą. Publiczna strona zwrotu została zaprojektowana tak, aby nie ujawniać nazwy klucza, aktualnego posiadacza, lokalizacji, pozycji haka, terminu zwrotu ani statusu wydania.
06Dostawcy usług i odbiorcy
Dane osobowe są ujawniane wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do świadczenia usługi, przestrzegania prawa, ochrony usługi lub realizacji instrukcji klienta. KeyInOut korzysta obecnie z dostawców infrastruktury w zakresie hostingu WWW/bazy danych oraz wysyłki e-maili transakcyjnych. Obecna infrastruktura jest hostowana przez Simply.com. Nie korzystamy obecnie z Google Analytics ani innej usługi analityki behawioralnej strony trzeciej, a obsługa płatności nie jest włączona.
Lista naszych podmiotów przetwarzających może zmieniać się wraz z rozwojem KeyInOut. Istotne zmiany dotyczące danych przestrzeni roboczych klientów zostaną odzwierciedlone w tej informacji oraz, w stosownych przypadkach, w DPA/informacjach o dalszych podmiotach przetwarzających.
07Transfery międzynarodowe
KeyInOut jest prowadzony ze Szwecji. Dążymy do korzystania z infrastruktury usług odpowiedniej dla usługi działającej w UE/EOG. Jeśli dostawca wymaga przekazania danych osobowych poza UE/EOG, w razie potrzeby należy zastosować odpowiedni mechanizm transferu zgodny z RODO i wymagane zabezpieczenia. Zaktualizujemy tę informację, gdy nowi dostawcy w istotny sposób zmienią sytuację w zakresie transferów.
08Okres przechowywania
Dane konta i przestrzeni roboczej są zasadniczo przechowywane przez okres istnienia przestrzeni roboczej. Właściciele przestrzeni roboczej mogą eksportować dane i usuwać przestrzeń roboczą za pomocą funkcji dostępnych w KeyInOut. Usunięcie powoduje usunięcie danych przestrzeni roboczej z aktywnej aplikacji, z zastrzeżeniem technicznych cykli kopii zapasowych, rekordów bezpieczeństwa, które muszą być przechowywane przez ograniczony czas, oraz przechowywania wymaganego prawem. Dzienniki uwierzytelniania, dostarczania i bezpieczeństwa są przechowywane tylko tak długo, jak jest to rozsądnie potrzebne do ich celu operacyjnego lub bezpieczeństwa.
Okresy przechowywania dzienników i kopii zapasowych wynikają z potrzeb technicznych, bezpieczeństwa oraz obowiązków prawnych. Dane są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to potrzebne do danego celu.
09Twoje prawa w zakresie ochrony danych
Gdy KeyInOut/Alexander Arfs jest administratorem danych, możesz mieć na mocy RODO prawa obejmujące m.in. dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych i sprzeciw, w zależności od okoliczności i podstawy prawnej. Aby złożyć wniosek, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@keyinout.com.
Jeśli Twój wniosek dotyczy danych wprowadzonych przez pracodawcę lub inną organizację klienta, najpierw skontaktuj się z tą organizacją, ponieważ zwykle jest ona administratorem danych. KeyInOut udzieli klientowi pomocy zgodnie z DPA.
Masz również prawo wnieść skargę do szwedzkiego organu ochrony prywatności (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY) lub innego właściwego organu nadzorczego.
10Pliki cookie i analityka
KeyInOut wykorzystuje techniczne mechanizmy przeglądarki/sesji potrzebne do bezpiecznego utrzymania zalogowania użytkownika i działania usługi. KeyInOut nie korzysta obecnie z Google Analytics ani innych usług analityki behawioralnej stron trzecich. Jeśli w przyszłości zostanie wprowadzona opcjonalna analityka, ta informacja oraz mechanizmy zgody/cookies zostaną zaktualizowane przed włączeniem takiego śledzenia, jeżeli zgoda będzie wymagana.
11Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych. Obejmują one dostęp ograniczony do danego tenant'a/przestrzeni, uprawnienia oparte na rolach, HTTPS, wzmocnione sesje, ochronę CSRF, przygotowane zapytania do bazy danych i minimalizację danych QR. Więcej informacji znajduje się na stronie Bezpieczeństwo. Żadna usługa internetowa nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.
12Zmiany i kontakt
Możemy aktualizować tę informację wraz z rozwojem KeyInOut, w tym w przypadku wprowadzenia nowych dostawców infrastruktury, analityki lub płatności. Istotne zmiany zostaną odzwierciedlone przez aktualizację powyższej daty. Pytania dotyczące prywatności można wysyłać na privacy@keyinout.com.