KeyInOut drives i øjeblikket som en beta før lancering af Alexander Arfs i Sverige. Betalte abonnementer og tredjepartsanalyse er endnu ikke aktiveret.
01Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?
Til kontoadministration, tjenestens sikkerhed, kommunikation med KeyInOut og drift af KeyInOut-webstedet er Alexander Arfs, Sverige, som driver KeyInOut, dataansvarlig. Henvendelser om privatliv kan sendes til privacy@keyinout.com. Generelle supporthenvendelser kan sendes til support@keyinout.com.
For personoplysninger, som en kundeorganisation indtaster i sit arbejdsområde – for eksempel oplysninger om medarbejdere eller kontraktører, nøgleindehavere og nøgleaktivitet – bestemmer kundeorganisationen normalt, hvorfor og hvordan oplysningerne bruges, og er derfor dataansvarlig. KeyInOut behandler disse arbejdsområdedata på kundens vegne som databehandler. Databehandleraftalen beskriver dette forhold.
02Personoplysninger vi behandler
- Konto- og teamdata: navn, e-mailadresse, rolle, kontostatus og verificeringsoplysninger.
- Arbejdsområdedata: navn på organisation/arbejdsområde, placeringer, nøgleregistre og indstillinger.
- Person- og nøgleindehaverdata: navne og, når kunden oplyser det, e-mailadresser og telefonnumre.
- Driftsregistre: udleveringer, afleveringer, forventede afleveringstidspunkter, noter, snapshots af indehavere samt revisions-/historikregistre.
- Sikkerheds- og tekniske data: autentificeringsforsøg, IP-relaterede sikkerhedsregistre hvor sådanne logges, tidsstempler, sessions-/sikkerhedsoplysninger og administrative revisionshændelser.
- Kommunikations- og faktureringskontaktdata: oplysninger, der gives, når du kontakter os, samt en fakturerings-e-mail hvor den er konfigureret. Behandling af betalingskort er endnu ikke aktiveret.
Adgangskoder gemmes ikke i læsbar form; i stedet gemmes adgangskode-hashes. Hemmeligheder til verificering, nulstilling og invitationer gemmes som hashværdier, hvor det er relevant.
03Hvorfor vi behandler oplysninger og vores retsgrundlag
Når KeyInOut fungerer som dataansvarlig, behandles konto- og tjenestedata for at levere den ønskede tjeneste og administrere konti (opfyldelse af en kontrakt eller foranstaltninger, der er anmodet om før indgåelse af en kontrakt). Sikkerhedslogfiler, forebyggelse af misbrug, tjenestens pålidelighed og begrænsede driftsregistre behandles, når det er nødvendigt for vores legitime interesser i at beskytte og drive KeyInOut. Oplysninger kan også behandles, når det er nødvendigt for at opfylde en retlig forpligtelse.
Når KeyInOut fungerer som databehandler for en kundeorganisation, bestemmer kunden det relevante formål og retsgrundlag. Kunder er ansvarlige for at have et lovligt grundlag for personoplysninger, de indtaster i KeyInOut, og for at give nødvendig information til medarbejdere, kontraktører eller andre registrerede.
04E-mails og påmindelser
KeyInOut sender transaktionsmeddelelser, der er nødvendige til kontobekræftelse, nulstilling af adgangskode, invitationer og drift af tjenesten. Et arbejdsområde kan også konfigurere påmindelser om forsinkede nøgler. Modtagere og indstillinger for påmindelser styres af arbejdsområdet. KeyInOut sender i øjeblikket ikke tredjepartsannoncering gennem tjenesten.
05Offentlige QR-returoplysninger
Et arbejdsområde kan valgfrit gøre udvalgte kontaktoplysninger til retur offentligt tilgængelige for en person, der scanner en KeyInOut-etiket. Dette er deaktiveret, medmindre arbejdsområdet konfigurerer det. Den offentlige returside er udformet til ikke at vise nøglens navn, nuværende indehaver, placering, krogposition, forfaldsdato eller udlånsstatus.
06Tjenesteudbydere og modtagere
Personoplysninger videregives kun, når det er nødvendigt for at drive tjenesten, overholde lovgivning, beskytte tjenesten eller følge kundens instruktioner. KeyInOut anvender i øjeblikket infrastrukturudbydere til web-/databasehosting og levering af transaktions-e-mails. Vores nuværende infrastruktur hostes via Simply.com. Vi anvender i øjeblikket ikke Google Analytics eller andre tredjepartstjenester til adfærdsanalyse, og betalingsbehandling er ikke aktiveret.
Vores liste over databehandlere kan ændre sig, efterhånden som KeyInOut udvikles. Væsentlige ændringer, der påvirker kunders arbejdsområdedata, vil blive afspejlet i denne politik og, hvor det er relevant, i oplysningerne om DPA/underdatabehandlere.
07Internationale overførsler
KeyInOut drives fra Sverige. Vi tilstræber at bruge tjenesteinfrastruktur, der er egnet til en EU/EØS-tjeneste. Hvis en udbyder kræver, at personoplysninger overføres uden for EU/EØS, skal en relevant overførselsmekanisme efter GDPR og nødvendige garantier anvendes, hvor det kræves. Vi opdaterer denne politik, hvis nye udbydere væsentligt ændrer overførselssituationen.
08Opbevaring
Konto- og arbejdsområdedata opbevares som udgangspunkt, så længe arbejdsområdet eksisterer. Ejere af arbejdsområder kan eksportere data og slette arbejdsområdet ved hjælp af funktionerne i KeyInOut. Sletning fjerner arbejdsområdedata fra den aktive applikation med forbehold for tekniske backupcyklusser, sikkerhedsregistre der skal opbevares i en begrænset periode, samt opbevaring der kræves ved lov. Autentificerings-, leverings- og sikkerhedslogfiler opbevares kun så længe, det med rimelighed er nødvendigt for deres drifts- eller sikkerhedsformål.
Fordi KeyInOut stadig er i beta, er konkrete opbevaringsperioder for logfiler og sikkerhedskopier ved at blive formaliseret. Vi vil ikke angive en fast opbevaringsperiode, før produktionsopsætningen for backup og logging understøtter dette konsekvent.
09Dine databeskyttelsesrettigheder
Når KeyInOut/Alexander Arfs er dataansvarlig, kan du efter GDPR blandt andet have ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse afhængigt af omstændighederne og retsgrundlaget. Kontakt privacy@keyinout.com for at fremsætte en anmodning.
Hvis din anmodning vedrører oplysninger, som din arbejdsgiver eller en anden kundeorganisation har indtastet, bør du først kontakte den organisation, da den normalt er dataansvarlig. KeyInOut bistår kunden i overensstemmelse med databehandleraftalen.
Du har også ret til at indgive en klage til den svenske databeskyttelsesmyndighed (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY) eller en anden kompetent tilsynsmyndighed.
10Cookies og analyse
KeyInOut anvender tekniske browser-/sessionsmekanismer, der er nødvendige for at holde brugere sikkert logget ind og drive tjenesten. KeyInOut anvender i øjeblikket ikke Google Analytics eller anden tredjeparts adfærdsanalyse. Hvis valgfri analyse indføres senere, vil denne politik og samtykke-/cookie-kontrollerne blive opdateret, før sådan sporing aktiveres, hvor samtykke kræves.
11Sikkerhed
Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der har til formål at beskytte personoplysninger. Disse omfatter arbejdsområdeafgrænset adgang, rollebaserede tilladelser, HTTPS, hærdede sessioner, CSRF-beskyttelse, forberedte databaseforespørgsler og minimerede QR-data. Mere information findes på sikkerhedssiden. Ingen onlinetjeneste kan garantere absolut sikkerhed.
12Ændringer og kontakt
Vi kan opdatere denne politik, efterhånden som KeyInOut udvikles, blandt andet når nye udbydere til infrastruktur, analyse eller betaling introduceres. Væsentlige ændringer afspejles ved at opdatere datoen ovenfor. Spørgsmål om privatliv kan sendes til privacy@keyinout.com.