Sehen, wer einen Schlüssel hat
Aktueller Inhaber, Status, Ausgabezeitpunkt und geplante Rückgabe sind an einem Ort sichtbar.
Vereine & Gemeinschaftshäuser
Der Raum ist gebucht. Wer hat den Schlüssel?
Vereine und Gemeinschaftshäuser verleihen Schlüssel an Ehrenamtliche, Gruppenleitungen und Raummieter. Dokumentieren Sie Ausgaben und Rückgaben, damit der nächste Verantwortliche verfügbare Schlüssel erkennt. Bewahren Sie den Verlauf bei Vorstandswechseln.
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Klein anfangen
Beginnen Sie mit einem Schlüssel.
Fügen Sie Schlüssel manuell hinzu oder importieren Sie Ihr bestehendes Verzeichnis aus Excel.
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Warum Unternehmen es nutzen
Keine Zettel, Excel-Listen und Fragen mehr: „Wer hat diesen Schlüssel?“
Ein herkömmlicher Schlüsselschrank zeigt, wo ein verfügbarer Schlüssel liegen sollte. Er zeigt aber nicht, wer einen fehlenden Schlüssel mitgenommen hat oder wann er zurückkommen soll. KeyInOut verbindet Schlüsselverzeichnis, Ausgabe, Rückgabe, Personen und Verlauf in einem System.
Digitales Schlüsselverzeichnis
Verwalten Sie physische Schlüssel, Standorte und Schlüsselinformationen in einem durchsuchbaren Verzeichnis.
Schlüsselausgabe und -rückgabe
Erfassen Sie die Ausgabe und Rückgabe eines Schlüssels am Computer oder Smartphone.
Nachvollziehbarer Verlauf
Jede Ausgabe und Rückgabe wird protokolliert, damit die Historie eines Schlüssels später nachvollzogen werden kann.
Überfällige Schlüssel erkennen
Legen Sie Rückgabefristen fest und erkennen Sie schnell, welche Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben wurden.
Schlüsselverwaltung mit QR-Code
Kennzeichnen Sie Schlüssel mit QR-Etiketten und öffnen Sie durch Scannen direkt den richtigen Datensatz.
Digitale Belege mit Unterschrift und PDF
Dokumentieren Sie die Übergabe mit der Unterschrift des Empfängers und speichern Sie einen digitalen PDF-Beleg, wenn Belege verwendet werden.
Ein gemeinsamer Arbeitsbereich
Verwalten Sie Schlüssel gemeinsam mit unbegrenzt vielen Benutzern und Berechtigungen im Arbeitsbereich Ihrer Organisation.
Einfacher Ablauf
So funktioniert die digitale Schlüsselverwaltung mit KeyInOut
Schlüsselausgabe und Rückgabe sollten so einfach sein, dass jeder Vorgang tatsächlich erfasst wird.
Schlüssel anlegen
Fügen Sie Schlüssel manuell hinzu oder importieren Sie Ihr bestehendes Verzeichnis aus Excel.
Schlüssel ausgeben
Wählen Sie die Person aus, die den Schlüssel erhält, und legen Sie bei Bedarf eine Rückgabefrist fest.
Status verfolgen
Sie sehen laufend, welche Schlüssel verfügbar, ausgegeben oder überfällig sind.
Rückgabe erfassen
Bei der Rückgabe wird der Schlüssel wieder als verfügbar markiert und der Vorgang im Verlauf gespeichert.
Wo KeyInOut passt
Digitale Schlüsselverwaltung ohne elektronischen Schlüsselschrank
Elektronische Schlüsselschränke eignen sich, wenn auch der physische Zugriff auf den Schrank kontrolliert werden muss. KeyInOut ist eine Softwarelösung für Unternehmen, die vor allem ein digitales Verzeichnis, einen klaren Ausgabe- und Rückgabeprozess und die Information benötigen, wer welchen physischen Schlüssel hat.
KeyInOut Preise ansehen →Häufige Fragen
Fragen zu Vereine & Gemeinschaftshäuser
Was ist digitale Schlüsselverwaltung?
Dabei werden Informationen über physische Schlüssel, ihre Inhaber, Ausgaben, Rückgaben und den Verlauf digital erfasst, anstatt Papierlisten oder Tabellen zu führen.
Funktioniert KeyInOut mit unserem vorhandenen Schlüsselschrank?
Ja. KeyInOut benötigt keinen elektronischen Schlüsselschrank und kann zusammen mit Ihrem vorhandenen Schrank, Schlüsselbrett oder einer anderen Aufbewahrung verwendet werden.
Können wir sehen, wer einen bestimmten Schlüssel hat?
Ja. KeyInOut zeigt den aktuellen Inhaber eines ausgegebenen Schlüssels und speichert frühere Ausgaben und Rückgaben im Aktivitätsverlauf.
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Weitere Möglichkeiten, physische Schlüssel unter Kontrolle zu halten
Erfahren Sie, wie KeyInOut Unternehmen bei Registrierung, Ausgabe, Rückgabe und Kontrolle physischer Schlüssel unterstützt.
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