När Excel kan räcka
Få nycklar, få överlämningar och en tydlig ansvarig kan göra ett enkelt kalkylblad tillräckligt.
Jämför två arbetssätt
KeyInOut eller Excel – vad passar er nyckelhantering?
Excel kan vara ett bra nyckelregister när listan är liten och rutinen fungerar. KeyInOut är ett alternativ när flera personer lämnar ut nycklar och behöver aktuell status, historik och kvittenser i samma arbetsflöde.
✓ Ingen specialhårdvara krävs
✓ Inget betalkort krävs
✓ Fungerar på alla enheter
Varför företag använder det
Utgå från hur nycklarna byter händer.
Ett kalkylblad är flexibelt och kan delas mellan kollegor. Ni bestämmer själva kolumner och arbetssätt. Skillnaden ligger i vad ni vill hantera manuellt: att uppdatera innehavare, följa upp återlämningar och koppla kvittenser till rätt nyckel. Även i KeyInOut måste personalen registrera utlämning och återlämning för att uppgifterna ska stämma.
När en gemensam rutin behövs
KeyInOut samlar registrering av utlämning och återlämning i ett arbetsflöde med aktuell innehavare och historik.
Kvittenser tillsammans med registret
När kvittens används kan mottagaren signera och ni kan spara PDF-kvittensen tillsammans med överlämningen.
Ni behåller förvaringen
Varken ett Excel-register eller KeyInOut kräver att ni byter era vanliga nycklar eller ert befintliga nyckelskåp.
Enkelt arbetsflöde
Prova utan att flytta hela registret.
Gör nyckelutlämning och återlämning så enkel att rutinen faktiskt används varje gång.
Välj några nycklar
Börja med nycklar som regelbundet lämnas till personal eller entreprenörer.
Registrera en utlämning
Välj mottagare, ange vid behov återlämningsdatum och prova digital kvittens.
Registrera återlämningen
Kontrollera hur status och historik hjälper kollegorna att följa nyckeln.
Bedöm nyttan
Om arbetssättet passar kan ni importera fler nycklar med importmallen. Behåll gärna en säkerhetskopia av er ursprungliga lista.
Där KeyInOut passar
Skillnader i det dagliga arbetet
Jämförelsen gäller ett vanligt nyckelregister i Excel utan specialbyggda integrationer eller automatisering. Excel kan anpassas med ytterligare funktioner; tabellen beskriver det ni får ordna själva respektive det inbyggda arbetsflödet i KeyInOut.
| Arbetsmoment | Excel | KeyInOut |
|---|---|---|
| Register och sökning | Egna kolumner, filter och sökning. | Nycklar, personer och platser i ett sökbart register. |
| Utlämning och återlämning | Innehavare och status uppdateras enligt er egen rutin. | Registrerade överlämningar uppdaterar innehavare och status. |
| Förväntad återlämning | Datum, filter och eventuell markering behöver läggas upp. | Återlämningsdatum och översikt över försenade nycklar ingår. |
| Historik | Kan föras i en separat logg; versionshistorik beror på hur filen lagras. | Registrerade aktiviteter sparas i tjänstens historik. |
| Signatur och kvittens | Behöver normalt hanteras som ett separat dokument eller med en annan tjänst. | Digital signatur och PDF-kvittens finns i kvittensflödet. |
| QR-kod på nyckeln | Länkar och skanning kan byggas upp separat. | Skanna nyckelns QR-kod för att öppna rätt nyckelpost. |
| Kostnad | Kan ingå i en befintlig licens. Er egen uppsättning och administration tillkommer. | Abonnemang efter antal aktiva nycklar, med obegränsat antal användare. Se aktuella priser. |
Vanliga frågor
Frågor om keyinout eller excel
Måste vi sluta använda Excel direkt?
Nej. Prova med några nycklar först och bedöm om KeyInOut passar er rutin. Undvik motstridiga uppgifter genom att bestämma vilket register som gäller under testet.
Kan vi importera vårt befintliga register?
Ja. Använd importfunktionen och dess mall. Uppgifter kan behöva anpassas till mallens kolumner innan import.
Vet systemet automatiskt vem som tar en nyckel?
Nej. Utlämning och återlämning måste registreras av användarna. KeyInOut är inte ett elektroniskt nyckelskåp och känner inte av när en fysisk nyckel flyttas.
Hur provar vi?
Skapa konto och prova gratis i 14 dagar med upp till 100 aktiva nycklar och obegränsat antal användare. Inget betalkort krävs och inget abonnemang startar automatiskt.
Gratis resurs
Nyckelkvittens att fylla i och skriva ut
Dokumentera nyckel-ID, mottagare, utlämning och återlämning med en gratis PDF-mall. Ingen registrering eller e-postadress krävs.
Utforska KeyInOut
Fler sätt att hantera fysiska nycklar
Se hur KeyInOut hjälper företag att spåra, lämna ut, återlämna och hålla kontroll på fysiska nycklar.
Digital nyckelhantering
Samla nycklar, innehavare, utlämningar och historik i ett enkelt digitalt system.
Läs mer →
Digitalt nyckelregister
Se vem som har vilken nyckel och få en sökbar historik över in- och utlämningar.
Läs mer →
Checka in och ut nycklar
Registrera nyckelutlämning och återlämning snabbt utan särskild hårdvara.
Läs mer →
Nyckelhantering med QR-kod
Märk fysiska nycklar med QR-koder och öppna rätt nyckel direkt i mobilen.
Läs mer →
Nyckelhantering för kontor och verksamheter
Följ kontorets nycklar från första arbetsdagen till registrerad återlämning.
Läs mer →
Nyckelhantering för kommun och offentlig verksamhet
Samla verksamhetens nycklar, mottagare och historik över överlämningar.
Läs mer →
Nyckelhantering för bygg och entreprenad
Håll koll på arbetsplatsens nycklar, mottagare och återlämningar när arbetslag byts.
Läs mer →
Nyckelhantering för service och underhåll
Följ kundnycklar från utlämning till tekniker till registrerad återlämning.
Läs mer →
Nyckelhantering för föreningar
Håll koll på föreningens lokalnycklar, utlämningar och återlämningar. Digitala kvittenser och en gemensam historik. Prova KeyInOut gratis i 14 dagar.
Läs mer →
Nyckelhantering för fastighetsförvaltare
Samla fastigheters nycklar och följ utlämningar till personal och entreprenörer. Se aktuell innehavare, återlämningsdatum och kvittenser i KeyInOut.
Läs mer →
Nyckelhantering för kyrkor och församlingar
Få koll på nycklar till kyrka, församlingshem och förråd. Registrera lån till personal och volontärer med historik och digital kvittens i KeyInOut.
Läs mer →
Gratis nyckelkvittensmall i PDF
Ladda ner en gratis nyckelkvittensmall i PDF utan registrering. Fyll i nyckel-ID, mottagare, utlämning och återlämning. Skriv ut eller fyll i digitalt.
Läs mer →
Vet var varje nyckel finns.
Prova KeyInOut gratis i 14 dagar med upp till 100 aktiva nycklar och obegränsat antal användare. Inget betalkort krävs. Efter provperioden väljer du ett betalt paket för att fortsätta; inget abonnemang startar automatiskt.
Kom igång gratis
Kom igång på några minuter · behåll ert befintliga nyckelskåp